Sygnaliści w firmie: nowe obowiązki pracodawców po wdrożeniu dyrektywy — co grozi za brak procedur?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów (2019/1937) została implementowana do polskiego prawa ustawą z 14 czerwca 2024 roku. Od tego momentu firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa. Termin minął, a kontrole już trwają. MDC Partners pomaga przedsiębiorcom sprawnie wdrożyć wymagane procedury i uniknąć dotkliwych kar.

Kogo dotyczy obowiązek i od kiedy?

Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz wszystkie podmioty publiczne bez względu na liczbę zatrudnionych. Dla podmiotów od 50 do 249 pracowników przepisy weszły w życie 1 stycznia 2025 roku, dla większych — wcześniej. Zdecydowana większość średnich polskich firm jest już więc objęta tymi obowiązkami.

Kluczowe obowiązki obejmują:

• utworzenie wewnętrznego kanału zgłaszania (dedykowana skrzynka e-mail, platforma online lub procedura pisemna),

• wyznaczenie osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń,

• potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni i informowanie o działaniach w ciągu 3 miesięcy,

• wdrożenie procedur zapewniających poufność tożsamości sygnalisty,

• zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów i osób im pomagających.

Co może być przedmiotem zgłoszenia?

Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa w szerokim zakresie: prawo zamówień publicznych, usług finansowych, ochrony środowiska, bezpieczeństwa produktów, ochrony danych osobowych, prawa konkurencji, przepisów podatkowych oraz prawa pracy. Sygnalista może zgłosić naruszenie również do organu zewnętrznego (PIP, UOKiK, KNF) lub ujawnić je publicznie, jeśli wewnętrzne kanały okażą się nieskuteczne.

Konsekwencje braku wdrożenia

Pracodawca, który nie ustanowi wewnętrznego kanału zgłoszeń, podlega karze grzywny. Jeszcze poważniejsza jest odpowiedzialność za działania odwetowe wobec sygnalisty — minimalne odszkodowanie to równowartość średniego wynagrodzenia w Polsce, a sprawcy grozi również odpowiedzialność karna. PIP jest uprawniona do przeprowadzania kontroli zgodności z ustawą.

Jak wdrożyć procedurę krok po kroku?

Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów obejmuje: opracowanie wewnętrznego regulaminu zgłaszania, wybór lub budowę kanału zgłaszania, wyznaczenie i przeszkolenie osoby odpowiedzialnej, konsultacje z przedstawicielami pracowników oraz poinformowanie pracowników o wdrożonych procedurach. MDC Partners przeprowadza klientów przez cały ten proces — od audytu gotowości po szkolenia końcowe.

Jak możemy pomóc?

MDC Partners oferuje kompleksowe wsparcie przy wdrożeniu procedur sygnalistów:

• audyt gotowości organizacji i ocena ryzyk,

• opracowanie regulaminu wewnętrznego kanału zgłaszania,

• doradztwo przy wyborze i wdrożeniu technicznego kanału zgłaszania,

• szkolenia dla kadry zarządzającej i wyznaczonych osób odpowiedzialnych,

• bieżąca obsługa prawna w zakresie rozpatrywania zgłoszeń i ochrony sygnalistów.

FAQ — najczęstsze pytania o ochronę sygnalistów

1. Czy firma zatrudniająca 45 osób musi wdrożyć procedurę sygnalistów?

Nie — obowiązek dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Mniejsze firmy mogą wdrożyć procedurę dobrowolnie, co może być korzystne wizerunkowo i w relacjach z dużymi kontrahentami.

2. Czy można skorzystać z zewnętrznej platformy do obsługi zgłoszeń?

Tak — ustawa nie narzuca formy kanału. Zewnętrzna platforma jest dopuszczalna, o ile zapewnia poufność i spełnia wymogi proceduralne. Można również zlecić obsługę zewnętrznemu podmiotowi (np. kancelarii prawnej).

3. Czy pracownicy B2B są objęci ochroną sygnalistów?

Tak — ustawa chroni również osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, B2B, wolontariuszy, praktykantów i stażystów, a także osoby ubiegające się o zatrudnienie.

4. Czy zgłoszona informacja musi być potwierdzona dowodami?

Nie — sygnalista nie musi udowadniać naruszenia. Wystarczy uzasadnione przekonanie, że naruszenie nastąpiło lub może nastąpić. Działanie w dobrej wierze jest warunkiem ochrony.

5. Co grozi za działania odwetowe wobec sygnalisty?

Działania odwetowe są zakazane i stanowią podstawę do roszczeń odszkodowawczych sygnalisty. Minimalne odszkodowanie wynosi równowartość średniego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

6. Czy związki zawodowe muszą zaopiniować regulamin zgłaszania?

Tak — pracodawca ma obowiązek skonsultowania regulaminu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub — jeśli ich nie ma — z przedstawicielami pracowników.

7. Jak długo przechowywać dokumentację zgłoszeń?

Ustawa nakazuje przechowywanie rejestru zgłoszeń przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zgłoszenie wpłynęło.

8. Czy anonimowe zgłoszenia muszą być rozpatrywane?

Ustawa nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, ale organizacja może to uregulować w regulaminie. Rekomenduje się ich przyjmowanie, bo zwiększa to skuteczność systemu.

9. Kto może być osobą odpowiedzialną za zgłoszenia?

Może to być dowolna osoba lub jednostka organizacyjna wewnętrzna albo zewnętrzny podmiot (np. kancelaria prawna). Kluczowe jest zapewnienie niezależności i poufności procedury.

10. Co to jest zewnętrzny kanał zgłaszania?

To możliwość zgłoszenia naruszenia bezpośrednio do organu zewnętrznego — w Polsce będą to m.in. Państwowa Inspekcja Pracy, UOKiK, KNF lub UODO. Sygnalista może skorzystać z zewnętrznego kanału bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego.

Skontaktuj się z nami

Twoja firma jeszcze nie wdrożyła procedury sygnalistów lub chcesz sprawdzić zgodność istniejących rozwiązań? Zapraszamy do kontaktu z MDC Partners — pomożemy szybko i skutecznie wypełnić obowiązki ustawowe.