Nowe obowiązki pracodawców w procesie rekrutacji

Proces rekrutacyjny przestaje być wyłącznie domeną działów HR. Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie 24 grudnia 2025 r., ustawodawca stawia pracodawcom nowe, konkretne wymagania – szczególnie w obszarze równości płci oraz transparentności wynagrodzeń. Dla wielu organizacji oznacza to konieczność pilnego przeglądu dotychczasowych praktyk rekrutacyjnych.

Transparentne wynagrodzenie – nowy standard, nie opcja

Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian jest obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu już na etapie rekrutacji. Co istotne, nie chodzi wyłącznie o „kwotę na umowie”. Pracodawca musi ujawnić pełny obraz wynagrodzenia – obejmujący wszystkie jego składniki, niezależnie od ich nazwy czy formy, a także inne świadczenia związane z pracą, zarówno pieniężne, jak i niepieniężne.

Od końca 2025 r. ogłoszenia rekrutacyjne – lub informacje przekazywane kandydatom na wczesnym etapie procesu – powinny zawierać m.in. wysokość wynagrodzenia lub jego przedział, dane o stałych i zmiennych składnikach płacy, trzynastej pensji oraz innych oferowanych świadczeniach. W praktyce oznacza to także konieczność uporządkowania dokumentów wewnętrznych, a w przypadku gdy pracodawca odsyła pracownika do konkretnych postanowień regulaminu wynagradzania – obowiązek udostępnienia takiego dokumentu.

Widełki płacowe – elastyczność z granicami

Przepisy dopuszczają prezentowanie wynagrodzenia w formie widełek, co dla wielu pracodawców jest rozwiązaniem wygodnym i elastycznym. Warto jednak pamiętać, że zbyt szeroki przedział wynagrodzenia może stać się źródłem problemów, a nie zabezpieczeniem interesów pracodawcy. W skrajnych przypadkach takie widełki mogą zostać uznane za pozorne spełnienie obowiązku transparentności i prowadzić do roszczeń pracowniczych – w tym żądań wyjaśnienia różnic w wynagrodzeniach lub ich wyrównania.

Dlatego coraz większego znaczenia nabiera spójność ofert rekrutacyjnych z wewnętrzną siatką płac oraz jasno określonymi kryteriami ustalania i różnicowania wynagrodzeń.

Równość wynagrodzeń – prawo unijne w praktyce

Nowelizacja Kodeksu pracy wpisuje się w szerszy europejski trend, wynikający z dyrektywy (UE) 2023/970, której celem jest realne wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn. Pracodawcy będą zobowiązani do tworzenia przejrzystych struktur płacowych, opartych na obiektywnych i weryfikowalnych kryteriach.

W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie oferowane w rekrutacji powinno być przypisane do konkretnego stanowiska i odpowiadać jego wartości. Pracownicy wykonujący jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości powinni co do zasady otrzymywać porównywalne wynagrodzenie, a wszelkie odstępstwa muszą mieć racjonalne i możliwe do obrony uzasadnienie.

Kiedy i jak informować kandydatów?

Ustawodawca pozostawia pracodawcom pewną elastyczność co do formy przekazywania informacji o wynagrodzeniu. Nie wszystkie dane muszą znaleźć się bezpośrednio w treści ogłoszenia o pracę. Dopuszczalne jest ich przekazanie w odrębnej wiadomości – np. mailowej – wraz z regulaminem wynagradzania lub linkiem do jego publikacji.

Kluczowe jest jednak odpowiednie wyprzedzenie czasowe. Kandydat powinien otrzymać informacje na tyle wcześnie, aby móc świadomie ocenić ofertę i prowadzić realne negocjacje. To właśnie ten element będzie w praktyce jednym z najczęściej weryfikowanych aspektów nowych obowiązków.