Obowiązkowy audyt fundacji rodzinnej — pierwsze terminy nadchodzą

Fundacje założone w 2023 roku staną w 2027 r. przed pierwszym ustawowym obowiązkiem audytowym. Czas na przygotowania jest teraz.

Kiedy w maju 2023 roku weszła w życie ustawa z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej, polskie prawo zyskało instytucję wcześniej nieznaną — a wraz z nią szereg obowiązków, które przez kilka lat pozostawały na obrzeżach zainteresowania fundatorów. Jednym z nich jest obowiązkowy audyt fundacji rodzinnej — cykliczne, niezależne badanie, które ustawodawca wprost wprowadził jako instrument ochrony majątku i praw beneficjentów.

Dla większości fundacji, które powstały w pierwszym roku obowiązywania ustawy, termin pierwszego audytu przypada najpóźniej w roku 2027. Choć do tej daty pozostało jeszcze trochę czasu, doświadczenie pokazuje, że jest to zasób, który wyczerpuje się szybciej, niż się wydaje. Poniżej wyjaśniamy, czym jest audyt fundacji rodzinnej, kogo obowiązuje, co obejmuje i — przede wszystkim — jak się do niego właściwie przygotować.

Skąd wynika obowiązek — i dlaczego jest wyjątkowy?

Obowiązek audytu fundacji rodzinnej wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o fundacji rodzinnej. Jest to rozwiązanie celowe: skoro beneficjenci fundacji rodzinnej pełnią z założenia rolę pasywną i nie uczestniczą na co dzień w zarządzaniu majątkiem, ustawodawca zapewnił im zewnętrzny mechanizm kontroli tego zarządu. Audyt fundacji rodzinnej stanowi odrębną instytucję prawną — nieznaną dotąd w polskim obrocie — będącą gwarancją ochrony majątku i praw beneficjentów niezależnie od bieżącego badania finansowego.

Co kluczowe: audyt fundacji rodzinnej jest obowiązkiem niezależnym od badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Obie instytucje mogą i często będą przeprowadzane równolegle, lecz różnią się zakresem, podmiotem przeprowadzającym oraz podstawą prawną.

Dlaczego rok 2027 jest przełomowy?

Ustawa o fundacji rodzinnej weszła w życie 22 maja 2023 roku. Pierwsze fundacje rodzinne w Polsce mogły być zatem powoływane właśnie od tego momentu. Cztery lata od 2023 roku upływają w roku 2027 — co oznacza, że fundacje założone w 2023 r. muszą przeprowadzić swój pierwszy audyt najpóźniej w roku 2027. Dla fundacji zarejestrowanych w 2024 roku termin ten przesuwa się na rok 2028 — i tak dalej.

Zakres audytu — co podlega badaniu?

Artykuł 77 ustawy o fundacji rodzinnej precyzuje, że audyt obejmuje zarządzanie aktywami fundacji rodzinnej oraz zaciąganie i spełnianie zobowiązań — w tym zobowiązań publicznoprawnych. Całość oceniana jest przez pryzmat pięciu kryteriów.

Pięć kryteriów oceny audytowej

• Prawidłowość podejmowanych działań

• Rzetelność dokumentacji i ewidencji

• Zgodność z przepisami prawa powszechnego

• Zgodność z celem fundacji rodzinnej określonym w statucie

• Zgodność z dokumentami fundacji (statut, uchwały organów)

Praktyczne obszary badania

• Transakcje z podmiotami powiązanymi i ceny transferowe

• Prawidłowość wypłat świadczeń na rzecz beneficjentów

• Kwalifikacja podatkowa świadczeń (ryzyko „ukrytych zysków")

• Zgodność inwestycji z dozwolonym katalogiem działalności

• Zobowiązania publicznoprawne (CIT, VAT, składki)

• Aktualność i kompletność spisu mienia

Warto podkreślić, że audyt nie jest tożsamy z badaniem sprawozdania finansowego. Jego zakres jest szerszy i obejmuje aspekty prawne, podatkowe oraz statutowe — co uzasadnia wymóg angażowania specjalistów z różnych dziedzin.

Kto może przeprowadzić audyt — wymogi podmiotowe

Artykuł 77 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej wskazuje dwie dopuszczalne formy realizacji audytu. Wyboru dokonuje Zgromadzenie Beneficjentów.

Opcja A — Firma audytorska

Uprawniona firma audytorska wpisana na listę prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA). Dysponuje zasobami interdyscyplinarnymi i ponosi instytucjonalną odpowiedzialność za wynik badania.

Opcja B — Zespół audytorów

Interdyscyplinarny skład łączący trzy specjalizacje:

• Biegły rewident

• Doradca podatkowy

• Adwokat lub radca prawny

Obie opcje są równoważne w świetle ustawy, jednak nie mogą być stosowane jednocześnie. Ustawa wprost wyklucza równoległe prowadzenie audytu przez firmę audytorską i zespół audytorów.

Kogo nie można wybrać jako audytora?

• Podmiotu, który w badanym okresie świadczył na rzecz fundacji usługi doradcze (prawne, podatkowe, finansowe)

• Podmiotu, który wykonywał czynności rewizji finansowej sprawozdań fundacji

• Osoby, która uczestniczyła w podejmowaniu decyzji przez organy fundacji lub jest od niej zależna

Wymóg niezależności ma charakter bezwzględny. Oznacza to, że kancelaria prawna lub doradca podatkowy obsługujący fundację na co dzień — nawet jeśli posiada wszelkie kwalifikacje — jest wyłączony z przeprowadzenia audytu za okres, w którym świadczył usługi. Zasada ta chroni zarówno beneficjentów, jak i samego audytora przed konfliktem interesów.

Uprawnienia audytorów i przebieg badania

Artykuł 80 ustawy przyznaje podmiotowi przeprowadzającemu audyt szerokie uprawnienia dostępowe. Firma audytorska lub członek zespołu audytorów mogą żądać od zarządu fundacji rodzinnej wszelkich dokumentów związanych z jej działalnością, a w szczególności:

• Aktualnej listy beneficjentów fundacji rodzinnej

• Spisu mienia fundacji i dokumentów potwierdzających tytuły własności

• Ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

• Protokołów posiedzeń organów (zarząd, rada nadzorcza, zgromadzenie beneficjentów)

• Umów i dokumentacji transakcyjnej związanej z zarządzaniem aktywami

• Dokumentacji wypłaconych świadczeń na rzecz beneficjentów

• Dokumentacji podatkowej i deklaracji

Audytorzy są jednocześnie zobowiązani do zachowania tajemnicy fundacji rodzinnej — mają dostęp do informacji poufnych, w tym do listy beneficjentów, co stanowi szczególnie wrażliwy zasób w każdej fundacji rodzinnej.

Audyt kończy się sporządzeniem raportu, który przekazywany jest zarządowi fundacji. Zarząd ma następnie ustawowy obowiązek przedstawienia raportu radzie nadzorczej, a jeśli rada nie została ustanowiona — zgromadzeniu beneficjentów na jego najbliższym posiedzeniu. Raport staje się zatem dokumentem organów fundacji i może stanowić podstawę do podjęcia działań naprawczych.

Konsekwencje zaniechania audytu

⚠ Ryzyka związane z nieprzeprowadzeniem audytu

• Odpowiedzialność odszkodowawcza zarządu wobec fundacji za szkodę wyrządzoną zawinionym zaniechaniem sprzecznym z przepisami prawa (art. 83 u.f.r.)

• W przypadku fundacji podlegających ustawie o rachunkowości — ryzyko grzywny lub kary ograniczenia wolności za brak badania sprawozdania finansowego (art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości)

• Możliwość zakwestionowania przez organy KAS prawidłowości rozliczeń podatkowych fundacji za niebadane okresy

• Utrata zaufania beneficjentów, potencjalne żądania informacyjne lub powództwa o uchylenie uchwał zarządu

• Narastanie błędów i nieprawidłowości dokumentacyjnych, których korekta po 4 latach jest istotnie trudniejsza — lub niemożliwa

Co istotne: ustawa o fundacji rodzinnej nie przewiduje wprost administracyjnej kary pieniężnej za sam brak przeprowadzenia audytu w terminie. Nie oznacza to jednak braku odpowiedzialności — zarząd odpowiada za terminowe wykonanie tego obowiązku, a jego zaniedbanie może stanowić podstawę roszczeń odszkodowawczych ze strony fundacji lub beneficjentów.

Jak przygotować fundację do pierwszego audytu?

Najczęstszy błąd, z którym spotykamy się w praktyce, to traktowanie audytu jako zdarzenia przyszłego — i odkładanie przygotowań na ostatni moment. Tymczasem audyt bada działalność fundacji od jej powstania. Dokumentacja gromadzona w pierwszych latach działania fundacji staje się fundamentem całego badania.

Obszary wymagające szczególnej uwagi

• Kompletność i aktualność spisu mienia (aktualizacja po każdej zmianie składu majątku)

• Dokumentacja każdego świadczenia wypłaconego beneficjentowi — uchwały, wyceny, potwierdzenia

• Weryfikacja transakcji z podmiotami powiązanymi pod kątem cen rynkowych

• Protokoły z posiedzeń wszystkich organów fundacji

• Dokumentacja podatkowa — deklaracje CIT-8F, CIT-8, informacje PIT-8AR

Zalecany harmonogram działań

• Rok –2 przed audytem: Przegląd dokumentacji wewnętrznej i identyfikacja luk

• Rok –1 przed audytem: Audyt wewnętrzny lub pre-audit z własną kancelarią (inną niż przyszły audytor)

• Na 6–9 miesięcy przed: Wybór firmy audytorskiej lub zespołu audytorów przez Zgromadzenie Beneficjentów

• Na 3 miesiące przed: Przekazanie dokumentacji audytorom, odpowiedź na zapytania

Błędy w dokumentacji z początków działalności fundacji mogą być niemożliwe do skorygowania w momencie wejścia audytora. Rzetelność gromadzenia dokumentacji tu i teraz ma kluczowe znaczenie dla wyniku przyszłej kontroli.

Szczególną uwagę należy zwrócić na transakcje mogące zostać zakwalifikowane jako „ukryte zyski" w rozumieniu art. 24q ustawy o CIT — nierynkowe pożyczki, świadczenia niepieniężne, udostępnienie składników mienia fundatora lub beneficjenta. Tego rodzaju nieprawidłowości podatkowe, niezauważone przez lata, mogą skutkować obowiązkiem uiszczenia zaległego podatku wraz z odsetkami za cały niebadany okres.

Podsumowanie

Obowiązkowy audyt fundacji rodzinnej jest instytucją nową, ale już teraz wywiera realny wpływ na sposób prowadzenia spraw w fundacjach. Rok 2027 nie jest odległą abstrakcją — to konkretny termin, który dla setek fundacji powołanych na przełomie 2023 i 2024 roku staje się coraz bliższy.

Kluczowe wnioski praktyczne są następujące. Każda fundacja rodzinna, bez wyjątku, podlega obowiązkowi audytu co najmniej raz na cztery lata, licząc od daty powołania w akcie założycielskim. Fundacje spełniające progi ustawy o rachunkowości muszą przeprowadzać audyt corocznie. Audytor musi być niezależny — podmiot obsługujący fundację na co dzień nie może nim być za obejmowany okres. Zgromadzenie Beneficjentów ponosi odpowiedzialność za wybór podmiotu audytowego. Zarząd odpowiada za terminową realizację obowiązku i dostarczenie kompletnej dokumentacji. Wdrożenie procedur dokumentacyjnych dziś jest inwestycją w pomyślny wynik audytu jutro.

Fundacja rodzinna to narzędzie sukcesji zbudowane z myślą o dekadach. Audyt jest gwarantem, że majątek i mechanizmy jego zarządzania pozostają przez cały ten czas w zgodzie z prawem, celem i wolą fundatora.

Jeśli potrzebujesz wsparcia - chętnie omówimy projekt na bezpłatnym 20 minutowym spotkaniu online! Zapraszamy do spotkania.